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RPA（Robotic Process Automation）の概要

RPAは、ロボットを使って定型化された業務を自動化するソフトウェアのことです。ここでは、取り組みの概要やRPAとITシステム・AIとの違いをわかりやすく解説します。

ロボットによる業務自動化の取り組み

「デジタルレイバー（Digital Labor）」や「仮想知的労働者」とも呼ばれるRPAは、ロボットによる業務自動化を行います。RPAが担うのは、従来、産業用ロボットが担っていたような生産や製造などの業務ではなく、事務や管理などの定型化された業務に対するサービスやシステムです。

RPAには、パソコンやサーバー上に設置されたソフトウェア型のロボットが業務を代行し、自動化する狭義のものと、業務の自動化・業務変革全体を指す広義のものがあります。これまで人が担ってきた業務をロボットが行うことで、人は人にしかできない業務に注力することができるため、業務の効率化や人的資源の有効活用が期待されます。

ITシステム・AIとRPAの違い

RPAはソフトウェアであり、実体がありません。RPAには、ステージ1からステージ3までの区別があり、ステージ2とステージ3のふたつがマシンラーニング（自律型AI）にあたります。ステージ1は指示どおりの動きをするもので、変化に柔軟に対応し、自ら考えるロボットがRPAのステージ2、またはステージ3です。

通常のITシステムでは、あらゆるケースのプログラミングが必要ですが、RPAなら迅速な開発が可能です。しかし一度プロセスを把握すれば、自動的に処理が可能とはいえ、RPAはあくまで「人間の業務を補完する」存在です。想定外の事態が発生し誤った処理をした場合は、プロセス定義を修正する必要があります。

今後技術開発が進めば、RPAにAIが搭載されるでしょう。RPAは教えたことを忠実に実行する技術を指し、AIは自分で判断できる人工知能を指します。

日本にRPAが必要とされるワケ

なぜ今の日本にRPAが必要なのでしょうか。ここでは、日本の人口や経済社会のありよう、会社で求められるものの変化について解説します。

超高齢化社会が進む中で人手が不足している

日本は今現在、世界でも類を見ない超高齢化社会になりつつあります。総人口は減少の一途をたどり、労働力の中核を担う年齢層の人口も、1990年代以降から減少を続け、人手不足がハイスピードで進行しています。

人手不足が日本経済に与えるダメージを軽減するために、生産や製造などの業務だけでなく、事務などデスクワークで、定型化された業務を補完する存在が求められます。定型化された業務で人間を補助するロボットを導入できれば、これまでにない広範囲な分野で業務を自動化、効率化できるため、人手不足の解消に役立ちます。

一定の業務フローを自動化する必要が生じている

これまで「人間にしかできない」とされてきた仕事も、ロボットが代行可能になりました。ルーティン化された事務処理、書類関係の作業、人事や採用といった分野でも、業務改善の可能性が生まれています。

ある程度の手順が定められた「定型作業」は、RPAが得意とする分野です。RPAには高い柔軟性と適応力があり、状況に応じたカスタマイズが可能であるため、さまざまな業務に導入しやすいのがメリットです。

紙媒体がデータ化でき、そのデータを用いたさまざまな業務フローをRPAで自動化できるようになると、人とロボットとの協働が可能になります。人は単純作業から解放され、より創造性を必要とする分野で活躍できるでしょう。

RPA導入による業務自動化の3つのメリット

RPAを導入し、業務を自動化することでどのようなメリットが得られるのか、より具体的に述べていきます。

コストの削減

RPAを導入することで、単純作業や定型業務を自動化できます。人がそうした業務に関わらなくてはならない時間が確実に減り、時間外労働が減少するでしょう。

時間外労働に関わるコストの削減につながるのみならず、RPAの導入と維持にかかるコストはさほど高くありません。低コストでありながら、より高い生産性を目指せるなど、費用対効果の高さは大きなメリットです。

業務精度の向上

RPAなら、24時間休みなく働き続けることが可能です。ルールを書き換えさえすれば、業務の変化にも柔軟に対応ができます。業務を正しく指示すれば、人の手により発生するようなミスをすることもありません。人の手で作業するよりはるかに正確で、見落としがないため、業務精度が格段に向上します。

品質を維持したまま人より数十倍、数百倍速い速度で業務を実行し、業務に必要な時間を大幅に削減できます。人的ミスに対応することもないので、リードタイムの圧倒的な短縮が可能です。一定のルールとフローで回せる業務であれば、RPAによる業務精度の向上は飛躍的ともいってよいレベルになるでしょう。

労働生産性の向上

RPAの導入によって、「人間にしかできないと思われていた仕事」はある程度少なくなります。その代わり得た時間を「人間がやらなければいけない仕事」である、顧客とのコミュニケーションや信頼関係の構築、新たなプロジェクトの発案などに活かせるでしょう。よりクリエイティブな業務に力を入れられるようになり、労働生産性の向上が期待できます。

RPAで自動化できる業務

複雑な判断が必要な作業は、RPAには不向きです。しかし、コンピューターを使った手作業に関しては、その大多数を自動化できます。

RPAは、繰り返し行う定型業務や、ルールに基づいて処理できる書類作成やデータ入力などの自動化が得意です。ここでは、RPAが得意とする業務にどのようなものがあるかを説明します。

データ入力・テキスト転記など手順の決まった単純作業

定まった手順やルールのある事務作業は、RPAで自動化できる業務のなかで代表的なものです。伝票などのデータ入力や請求書発行をはじめ、システムから受け取ったデータを別のシステムに転記する操作などを得意とします。

RPAの導入によって、入力ミス・転記ミスといったヒューマンエラーの防止に役立ちます。

データ収集・集約や分析・加工作業

RPAを導入すると、データの収集や分析などの作業を高速で行えます。構造化されていないデータでも取り込めるうえに、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。ミスや取りこぼしのない処理も可能になります。

また、システムから収集したデータを、ルールにもとづいて集約したり加工したりすることもできます。

システムのモニタリング・メンテナンス作業

通常、社内のITシステムのモニタリング、メンテナンスといった作業には多くの時間を費やします。しかし、RPAを活用すれば、異常の探知・報告といった作業を自動化することができます。システムのデータ監視なども24時間体制で対応可能になり、システム上で起こった障害にも即時対応が可能です。

データを定期的に確認したり、不具合を調査したり、メンテナンスに割いたりする時間なども短くなるでしょう。

電話・メールなどにおける顧客対応

RPAなら、自然言語解析や音声解析機能との連動も可能です。これらの機能を使えば、電話やメールによる問い合わせにも、自動的に応答が可能になります。カスタマーサポートに対応でき、オペレーターの補佐的役割も担えるでしょう。回答の精度が向上するにもかかわらず、回答までの時間も短縮できます。

また、問い合わせの回答に必要な情報の収集、レポートに必要な情報の定期的な収集と送付といった作業も自動化できます。

RPA導入時の注意点

いざRPAの導入を検討する段階で、気をつけておくべきこととは何でしょうか。ここでは、導入時の注意点をご紹介します。

RPAに関する正確な情報収集を行う

一口にRPAといっても、できることやかかるコストはさまざまです。導入にあたっては、企業向けに行われる、RPA関連のセミナーなどを利用した事前の情報収集が必須です。自社にRPAを導入することで得られるメリットや想定されるコスト、コストに見合う利便性の有無などをしっかりと検討しましょう。

RPAを導入したからといって、必ずしもコストに見合った効果が得られるわけではありません。効果のほどを見極めることが重要です。

自動化したい業務を現場から洗い出す

RPAに任せて自動化したい業務は、現場から洗い出すのが鉄則です。他部署の意見にも耳を傾けながら業務内容をリストアップし、どの種類のRPAをいくつ導入し、誰が使うのかなどを決めましょう。現場からの声を聞いたうえで、自動化したい業務に即したRPAを選ぶのが重要です。

導入を検討しているRPAツールが自社に即したものかを確認する

RPAの本格導入前の実証実験をPoC（Proof of Concept）と呼びます。PoCでは、導入を検討しているRPAツールが自社の現状に即したものであるか、なんらかのエラーが発生したときにどう対応すべきかをまず確認します。

そのうえで、本格導入前に確認しておくべきこと、何をゴールとするのかをリストアップします。ロボットが増えることを前提にした、管理体制の構築を検討しましょう。

業務影響の少ない限られた業務からRPAを導入

導入初期のユーザーにとって、RPAで自動化する業務の選定は非常に重要です。複雑で業務ボリュームのある作業を、いきなりRPAで効率化・自動化を目指すのではなく、業務影響の少ない限られた業務から始めるとよいでしょう。また、業務の質を高めるためには、RPAで自動化する範囲と、人が手作業で実施する範囲を明確に線引きすることが重要です。

まとめ

超高齢化が進む日本において、ロボットを用いて業務の自動化・効率化を図るRPAは非常に注目を集めています。RPAを導入するメリットは、コストの削減や業務精度の向上、労働生産性の向上などです。RPAが得意とするのは、データ収集や集約、データの分析・加工作業のほか、システムのモニタリングやメンテナンスなどの業務があります。

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