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RPAが登場した背景と特徴

RPAとはロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略称で、事務職や営業職といったデスクワークの自動化・効率化を目指した仕組みです。ここでは、RPAが登場した背景を交えつつ、RPAにどのような特徴があるのかを解説します。

RPAが登場した背景

RPAは、これまで人間が手動で行ってきたデータ入力、情報収集、検索、分析などの作業を、ソフトウェアロボットによって、より効率的に処理・実行するための革新的なツールとして登場しました。AIやビッグデータとも並ぶ自律化ツールと評されており、第四次産業革命と表現されることもあります。

RPAの特徴

RPAの特徴は、「繰り返し」や「条件分岐」などの定型フローが用意されていて、その組み合わせで業務プロセスを表現できる点です。よって、データの収集や分析など、業務プロセスが定型化されたものには適用可能ですが、定型化できない業務には適用できません。

RPAが活用される分野

RPAが得意とする業務は、パソコンを用いた業務の自動化です。とはいえ、すべての業務を自動化できるわけではなく、得意・不得意があります。ここでは、得意とする業務内容を解説します。

定型業務の的確な処理

請求書の作成や月次決算書、給与計算など、毎日、毎月発生するような定型業務は、RPAがもっとも得意とする分野です。人事・経理・総務などの事務業務や管理業務、販売管理や経費処理など、決まった手順で進められる業務もRPAの活用が大いに期待できます。ただし、RPAは未設定の事態には一切対応することができません。

情報の収集や分析、データ作成

RPAが得意とするものに、定時にネット上から特定の情報を取得する、競合他社のデータを分析する、一定のデータを収集してデータとしてまとめる、といった分野もあります。どのようなデータをどのようなタイミングで収集し、どう分析対象とするのかを設定しておけば、これらの作業を自動的に行えるのです。

適切な情報の検索

RPAなら、これまでに蓄積した情報のなかから、今必要としているものを検索でき、業務を効率化することができます。顧客や取引先からの電話に際して、電話番号を顧客管理システムや営業管理システムに紐づけ、過去の対応履歴を表示するといった作業が可能です。

データベースからの抜き出しと入力

RPAを使えば、顧客の会社情報や取引情報、在庫情報などのデータベースから今必要とする情報を抜き出し、別のツールへと入力することができます。画像にあるテキストを読み取り、文書化する「OCR（光学的文字認識）」という技術があります。このOCRを使えば、手書きの文字を認識させ、テキストデータとして入力することも可能です。

複数のツールの連携業務

複数のシステムやツールとの連携・自動化もRPAが得意とする分野です。RPAによって、取引先からのメールに記載された内容を自社のシステムに転記したり、それらのデータをもとに自社内の在庫をチェックするといった作業が可能になります。

RPAを活用するメリット

RPAを導入・活用するメリットはさまざまありますが、ここでは主要なものとして「業務の効率化」「ヒューマンエラーの減少」「新しいビジネスの創出」の3つを挙げ、わかりやすく解説します。

業務の効率化が図れる

ルール化が可能な作業をRPAに任せれば、人間が手作業で数時間、あるいは数日かけていたような業務も、RPAなら数分、数時間単位で完遂できる場合も多くあります。24時間365日作業を継続することも可能で、休日や業務時間外に発生するような作業も対応できるため、人間はほかの業務に専念することができます。業務の効率化が図れるうえに、人間の長時間労働を是正し、作業時間を大幅に短縮できるのが大きなメリットです。

ヒューマンエラーが減少し、高い品質を保てる

RPA導入によって、人が集中力を欠いて起こすようなヒューマンエラーが減少し、手作業で起こりがちなケアレスミスがなくなるのもRPAのメリットです。計算や入力といった、単純でありながらもミスの許されない作業において、高い品質を保てます。

新しいビジネスを創出できる

これまで人が行ってきたルーティンワークをRPAに任せられることで、人が人でなければできない高付加価値業務に専念することができたり、柔軟な判断を求められる業務に集中できる時間を得ることから、結果として生産性が向上し、これまでにない革新的なビジネスを創出できる可能性も高まるといえます。

RPAを開発するふたつの手法

RPAを使えば、パソコンを使った多くのルーティンワークを自動化できますが、自動化させるための設定は人の手を使って行わなければいけません。

自動化する業務の規模感などによって、RPAの開発手法は大きくふたつあります。ここでは、RPAの開発手法である「簡易型」と「開発型」について解説します。

プログラミング知識がなくても開発できる「簡易型」

「簡易型」は、プログラミング知識がなくても開発可能な手法で、画面操作記録型とも呼ばれています。自動化を実現する手法は、人がパソコン上で行う動作を記録し、それをロボットが再現するものです。

開発手法としては、シンプルな作業の自動化に適していますが、記録した内容を細かくカスタマイズできるのがメリットで、複雑な作業も設定可能です。小規模な業務の自動化を想定しているなら、「簡易型」の開発手法が適しているでしょう。

複雑かつ高度な作業の自動化に用いられる「開発型」

「開発型」（コーディング型）は、複雑かつ高度な作業の自動化において用いられる開発手法です。数百、数千人規模の会社やRPAを全社運用する予定の会社などでは、開発型が多く用いられる傾向にあります。

「開発型」で開発する際は、RPAに機能として組み込まれるさまざまなコマンドを組み合わせて業務フロー図を作成し、RPAを動作させるシナリオを構築します。ただし、複雑かつ高度なシナリオを構築する場合は、プログラミングによって機能を追加する必要があり、ITエンジニアへの依頼が不可欠です。

RPAの開発手順

「簡易型」「開発型」のどちらのRPAを選ぶにしても、開発は一定の手順によって行われます。ここでは、RPAの開発手順を5つの工程にまとめて、解説しましょう。

STEP1：RPA開発の目的・自動化の範囲を明確化

何を目的に開発するのか、どこまでを自動化するのかについて整理し、明確にすることが、最適な開発手法を選択するために必要です。開発の目的やRPAで自動化する業務範囲に応じて、自社内で開発するのか、外部ベンダーに開発を依頼するのか、「簡易型」にするのか「開発型」にするのか、開発費用や期間をどうするのかが決まります。

STEP2：業務フローの可視化

RPAは、シナリオと呼ばれる作業手順にそって自動化業務を行います。そのためには、業務内容を整理し、手順にそってやるべきことの可視化が不可欠です。

業務フローを可視化しやすくする方法を取ることで、自動化する業務範囲がより抽出しやすくなります。フローチャート式のプロセスマップを作ってみるのもよいでしょう。

STEP3：業務自動化に向けたシナリオの設計

フローの可視化ができたらシナリオを設計します。そのためには、業務自動化に必要なデータ、システム、ツールを書き出す必要があります。シナリオを自社で設計する場合、開発担当者のスキルが不可欠とされるのは、スキル次第で導入後のエラー発生頻度が高まる可能性があるためです。

外部ベンダーに依頼する場合は、実際に業務を行っている担当者と綿密な連携を取るようにしましょう。外部ベンダーは、導入先企業の業務の詳細までを把握していません。そのため、想定外の仕様による不具合や不測の事態が発生する場合もあります。

STEP4：デモデータによる動作テスト・耐久テスト

運用前に、デモデータを用いた動作テストを行います。この際、あえて過去の不正データを混ぜるなどしてエラーの出る状態を確認し、エラーへの対処方法を明確にしましょう。こうした確認によって、エラーを回避できるシナリオ設計につながります。

動作テストにあわせて、耐久テストも行いましょう。長時間稼働させても問題が生じないか、事前に確認を行います。

STEP5：継続的なメンテナンス

運用開始後も、期待どおりの業務効率化・生産性向上に寄与しているかを定期的に測定する必要があります。業務の手順変更やシステム・ツールの仕様変更に応じて、適宜シナリオを修正しなければなりません。また、自動化業務を追加する場合も、新たな開発が必要です。

メンテナンスを継続的に行うことで、エラーや不具合などのトラブルにも対応しつつ、RPAを効果的に運用できるようになります。

まとめ

RPAがデスクワークの自動化・効率化を目指すうえで有益な理由、RPAの得意とする分野などをご紹介しました。RPAを導入することで、人手不足の解消や非効率的な業務の改善が期待できます。それは、結果として生産性や品質の向上につながり、さらにその先には新たなビジネスの創出の可能性などもあるかもしれません。

マンパワーグループはRPAの導入をサポートしており、人材の活用とあわせたアドバイスが可能です。導入をお考えの方は、ぜひマンパワーグループへお問い合わせください。

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