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RPAとは

RPAは「Robotic Process Automation」の頭文字を取ったもので、定型化された単純な業務などを自動化・効率化する仕組みのことです。RPAを導入することで、従来は人が手作業で行ってきた業務を的確に、かつ高速に処理できるようになります。現状では、以下のような業務に用いられています。  
・構造化されたデータの収集・統合
・システムへの入力
・Excelのデータ入力
・ネットのデータ収集
・複数アプリケーションとの連携を必要とする業務
・ヒューマンエラーを起こしやすい業務

RPAのメリットとは？

ここではRPAのメリットを大別し、それぞれについて簡潔に解説していきます。

業務効率を上げられる

RPAは、一定のルールにもとづき行われる作業を自動化します。RPAと業務を分担すれば、人はこれまでの単純な事務業務から解放され、人にしかできない、より重要な作業に従事できるようになります。これにより、会社全体の業務効率を上げる効果があります。

コストを削減できる

RPAは、24時間365日稼働できます。このため、導入コストや維持コストを差し引いたとしても、費用対効果が高くなり、従来かかっていたコストを大きく削減できます。

高い品質を維持できる

RPAを導入すると、高い品質を維持できます。単純な作業を長時間繰り返すと、人の集中力は失われ、ヒューマンエラーが起こりやすくなります。RPAはソフトウェアロボットなので、人為的なミスを起こすことはなく、高い品質が維持しやすくなります。

RPAの可能性

RPA導入によって、業務にはどのような可能性が広がるのでしょうか。現段階でRPAには3つのレベルがあるとされていますが、それぞれのレベルに適応する業務を見極め、より高度なAIをうまく組み合わせれば、業務を自律化・自動化するシステムを作り上げらます。

RPAとAIの統合によって、「ルール化された運用に従いつつ、自らも判断を下し、同じ結果を導き出せるシステム」を構築できれば、顧客からのメール内容を解析して返信したり、音声認識技術による営業報告書を作成したり、といった業務も可能になります。

RPAは今後、製造業・金融業・自治体などさまざまな業界において、働き方改革や業務改革を推進するために欠かせないものとなることが期待されています。

製造業の導入事例

ここでは、製造業におけるRPAの導入事例を2つご紹介します。

受注プロセスの効率化と本社一括管理を実現

導入前の課題
取引先からは、メールの添付ファイルで注文が送られてきます。受注を完了するためには、ファイルの解凍や印刷、システムへの入力、プリントアウトなど、いくつものプロセスが必要です。その煩雑さから、メールを見逃したり入力を間違えたりとミスも発生しやすい状態が続いていました。近年の受注増にともなって、早急な改善が必要でした。

導入成果
注文のメールを受信するところから、システムへの入力までRPAを導入しました。結果、年間で約480時間もの工数削減を実現しました。単純ミスもなくなり、スムーズに受注作業が進んでいます。受注はこれまで全国の営業所でそれぞれ行っていたのですが、本社でまとめて管理ができるようになったのも大きなメリットです。

※参考：株式会社内田洋行ITソリューションズ

事務作業削減でワークスタイルに改革を

導入前の課題
鋼管や鋳物製品を製造しています。社をあげてワークスタイルの改革を進めているところです。技術がものをいう製造業ですが、定型的な事務作業に多くの時間を取られていました。

導入成果
その都度入力する必要のあった、品質管理や実績管理、基幹システムへのデータ移行などを中心にRPAを導入し、1ヶ月あたり283時間の削減に成功しました。人しかできない部分のための時間確保が進み、仕事のクオリティを上げることと、労働時間削減の両立が実現しました。

また製造工程においては、処理が終わった段階で次の処理への指示出しをRPAで行い、後続処理を忘れる人的ミスを防ぎタスクの確実性が高まりました。

※参考：株式会社NTTデータ

金融業の導入事例

次に、金融業におけるRPAの導入事例を2つご紹介します。

多様な事務作業を個別にスリム化

導入前の課題
メインとなる銀行業務のほかに、信託や不動産、証券代行など多くの業務があり、それぞれに付随するさまざまな事務作業が、複数の部署にわたって行われています。その業務の煩雑さにより、現場からRPAを含む自動化を望む声が多く上がっていました。

導入の成果
これまで半日を要していた金利データの変更がRPAにより数分で行えるようになるなど、日々の業務一つ一つに対し大幅に効率アップできました。RPAを導入することで、大がかりなITシステムと違い、細かい日々の作業について低コストで適用できるので、業務が多岐にわたる状況にマッチしています。

効率化で確認作業に時間を使うことができ、事務作業全体の質が上がっています。

※参考：金融高度化セミナー 「デジタルトランスフォーメーション」

全体の業務を改善するための部署で導入

導入前の課題
「働き方改革」の一環で、業務の効率化を進めています。

職員ひとりひとり、個人で担当している業務について、細やかな効率化の必要性を感じていました。

導入の成果
定期的にダウンロードしていたシステムの情報取得をRPA化するなど、職員自身が自分の業務に積極的に活用し効率化が進んでいます。とてもわかりやすく、システムに不慣れな職員も取りかかりやすいので、全部署への導入が決まりました。　

※参考：株式会社NTTデータ

自治体の導入事例

自治体で進んでいる、RPAの導入事例を2つご紹介していきます。

庁内の業務全体で効率化を進める

導入前の課題
「働き方改革」を進めるにあたり、業務の効率化が必要でした。また、自治体のホームページに掲載している統計データが、印刷物形式になっており、利用者が快適に使えるように新設したオープンデータポータルサイトのためのデータ変換が急務でした。

導入の成果
導入部署で大幅に作業時間を軽減させることに成功し、人的ミスも減りました。

ポータルサイトに関しては、データのダウンロード、データ変換、自治体のホームページへのリンク設定といった一連の作業を自動化し、膨大な量の工数削減となりました。

※参考：『行政&情報システム』　2017年12月号

確定申告時期の時間外労働を削減

導入前の課題
日々の業務でルーチンワークが多く、労働時間のなかに占める割合が高い状況にありました。特に、確定申告の時期の市民税課では長時間の時間外労働が常態化していて、早期の問題解決が必要でした。

導入の成果
試験的に一部業務に導入しました。5つの業務に導入した市民税課では3ヶ月で約116時間の削減となり、削減率は79.2パーセントにものぼりました。

またRPA導入のための業務の棚卸しが、慣習にしばられ非効率なまま継承されていたフローの洗い出しにもつながり、より効率よく業務を再構築することができました。

※参考：PR TIMES

業務を棚卸しする

RPA導入する前に、まず現在手作業で行っている業務や改善したい業務について棚卸しをします。業務の棚卸しによって、改善すべきポイントが明確になります。どのような業務があるかを書き出し、業務の手順やほかの業務との関係も明確にする必要があります。

業務の棚卸しを行うことで、社内の業務が可視化できるので、無駄な作業を洗い出すこともできます。RPAによる効率化を効果的に進めるためにも、業務の洗い出しをしっかりと行い、業務の問題点や解決方法を把握しましょう。

対象業務を決める

解決すべき問題点に優先順位をつけ、RPAによる自動化を行うべき対象業務を決めます。その業務が必要なのか、その業務を結合できないのか、その業務を入れ替えられないか、その業務を簡素化できないか、といった順に検討していくとよいでしょう。

一度にすべての業務を自動化するのではなく、2～3の業務に絞り、最も効果が出ると予想できる業務から導入を始めましょう。対象業務を決める際は、既存のシステムと導入予定のRPAとの親和性などを確認したうえで行うことをおすすめします。

トライアル運用を開始する

いきなり導入を開始せず、まずはトライアルにて運用を開始しましょう。実際に作業を進めることで気づくこともあります。RPAの多くにはトライアル用の製品が用意されています。これらを利用しお試しをすることで、実際に効率化の図れる業務を見極めることも重要です。  
RPA導入の効果検証、業務システムとの親和性の確認などを行い、実際に導入するためのプランを確立させていきましょう。RPAとの作業に戸惑いを感じる人もいると思われますが、トライアルを実施することで理解を深められます。

RPAを導入するうえでの注意点

ここでは、導入時の注意点を3つ挙げ、それぞれについて解説していきます。

誤作動の可能性がある

RPAは、定型化した単純な業務を自動化するために作られています。業務変更などにより、システムの動作が変更された際にうまく対応できないことがあります。そのため、既存システムを変更する際には、変更内容を社内で共有する必要があります。

誤作動を防ぐためには、RPAを新規導入する際に、自動化させる業務の流れをしっかりと可視化させることが必要です。業務変更を行う際はRPAの設定も修正し、誤動作を起こさせないような体制を築くことが大切です。導入したらそれで終わりだと思わないようにしましょう。

情報漏えいの可能性がある

RPAに不正にアクセスされれば、情報漏えいが起きる可能性があります。外部データを取得し保持する機能があり、そのデータの漏えいが起きるかもしれません。RPAとほかのシステムを連携させている場合は、連携させたシステムの情報にも被害が及びます。こうしたセキュリティ上の問題に対応するために、しっかりとした情報セキュリティ対策を講じる必要があります。

業務がブラックボックス化する可能性がある

RPA導入後に、RPA担当者の人事異動・退職などが重なると、新しい担当者が業務プロセスを把握できず、業務がブラックボックス化する可能性があります。業務がブラックボックス化すると、そのプロセスに変更・改善する必要が生じても、誰にも触れないという事態が起きるかもしれません。 

RPAに行わせている業務をマニュアル化することと、RPAを理解する人材を育成するための教育体制が必要です。

まとめ

RPAは、定型化した単純業務の自動化に際して、とても有効なITツールです。実際に、業務の効率化・コスト削減・品質の維持などに多くのメリットがあり、製造業や金融業・自治体における導入例も数多くあります。ここでは、そうした導入例や導入時のプロセスについて順序立ててご紹介しました。

マンパワーグループでは、RPA導入時の対象業務の選定や見積もりも承っています。RPA導入のサービスに興味のある方は、どうぞお気軽にお問合わせください。

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