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RPAとは

RPA（Robotic Process Automation／ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、「ロボットによる業務の効率化」という意味があり、業務を自動化するソフトウェアロボットのことを「RPAツール」と呼びます。RPAツールを利用することで、単純作業を自動化し、作業スピードを維持したままで長時間の業務処理が可能になります。

近年、業務効率化や労働環境改善、人材不足解消などを目的に、RPAツールを導入する企業が増えています。

RPAで自動化できる業務

RPAツールは、人の代わりに定型化された業務を行います。具体的な業務としては、受注伝票の入力や請求情報の入力・照合、請求書作成、見積作成、問合わせフォームへの自動返信、給与支払情報の入力や福利厚生情報の入力などが挙げられます。RPAツールは、経理や財務、人事、購買、営業など、幅広い部門の業務に対応可能です。

また、定型化された業務をRPAツールに任せることで、人は人にしかできない業務に注力することができます。

RPAツールの種類と特徴

RPAツールとは、自動化処理を行うツールのことで、有料版と無料版があります。また、動作形態は大きく分けて3つのタイプがあり、それぞれ特徴が異なります。ここでは、RPAの動作形態について解説します。

クラウド型

クラウド型RPAツールは、インターネット経由で利用するRPAツールで、Webブラウザなどを利用して作業を自動化するものです。自動化できる範囲がWebブラウザ上に限られる、パソコンの環境によっては動作しない可能性もある、など注意が必要です。しかし基本的には、アカウントを取得すれば、場所を問わずにアクセスが可能です。インフラ管理が不要で、導入コストを抑えることができます。

サーバー型

サーバー型RPAツールは、サーバーにツールを導入して使います。サーバー上でRPAツールが動作するため、RPAツールが稼働中も通常通りパソコンを利用でき、複数のパソコンを一括管理できるといった特徴があります。部署を横断した業務の自動化や大量のデータを素早く処理する場合に向いているでしょう。

ただし、サーバー上に利用環境の構築や初期設定が必要になるため、導入コストがかかります。

デスクトップ型

デスクトップ型RPAツールは、パソコンにツールを導入して使います。特定のパソコンでの業務を自動化でき、パソコン1台から利用が可能なため、担当者レベルでの導入・運用が可能です。そのため、個人や中小企業でも導入しやすいでしょう。ただし、RPAツール導入時の管理者が人事異動や退職で不在になると、業務がブラックボックス化してしまう可能性があります。業務マニュアルを作成するなど、引き継ぎを行える環境を整えましょう。

無料のRPAツールの特長

RPAツールの導入・運用を検討する際の参考として、無料RPAツールの特長を解説します。

コストをかけず使用でき、導入ハードルが低い

RPAを利用する環境によっては、設備投資が必要な場合もありますが、基本的には無料で利用することができます。イニシャルコストもランニングコストもかからないため、導入ハードルが低いです。また、RPAツールを使って業務を自動化することで、人材の効果的な配置が可能になります。その結果、さらなる業務効率化につながるでしょう。

簡易的で初心者でも使いやすい

無料RPAツールは、有料RPAツールに比べて利用できる範囲が狭い傾向にあります。その分、ツールの操作が複雑にならず、利用しやすいのも特長です。ITに詳しくない人やRPAツールの利用が初めての場合は、操作が簡易的なほうが利用しやすいでしょう。

導入・運用コストを人材採用にまわせる

RPAツールの導入や運用にコストがかからない分、RPAツールの導入と同時に人材を確保することも可能です。また、RPAツールの運用コストをサポート体制強化に使ったり、教育にまわすことで、RPAツールをより有効活用できるでしょう。定型化された作業をRPAツールに任せるとともに要員体制を見直し、さらなる業務効率化を目指せます。

自社に合わなかった場合も損失が少ない

自社の業務がRPAツールの対応可能範囲とマッチせず、期待していた業務の効率化が得られない可能性もあります。その場合も、導入にコストがかからなければ、運用停止の判断を下しやすいでしょう。導入コストがかかったからといって無理に利用すると、却って業務効率を落としたり、業務に支障が出る可能性があるため注意が必要です。

無料のRPAツールを導入する際の注意点

無料のRPAツールを導入する際には、注意点（デメリット）もあります。主な内容について解説します。

利用範囲が限られる

無料のRPAツールは、利用範囲や使用できるロボット数に制限がある場合があります。お試し利用では気にならなくても、長期利用を考えると問題になる可能性があるため、利用条件や使用範囲をよく確認してから導入しましょう。

サポート体制が不十分

無料で利用できる分、十分なサポートが受けられないことや、サポートが英語のみの対応のケースもあります。社内にRPAツールに詳しい人がいないと、導入することで却って業務が増える可能性もあるため、注意が必要です。

RPAツールの動作環境が限られる

無料のRPAツールは、サーバー型やクラウド型には対応していないことも多く、大規模な導入には向きません。導入目的や導入範囲を整理して、利用を検討している無料RPAツールの動作環境をよく確認してから導入しましょう。

突然サービスが終了する可能性もある

過去に、無料で提供されていたRPAツールが突然サービス停止になったことがあります。導入コストがかからず気軽に利用できる分、突然のサービス終了でトラブルになる可能性もあるため、注意しましょう。

有料のRPAツールを利用したほうがよいケース

RPAツールを導入するにあたって、無料版ではなく有料版がよいケースもあります。主なケースをご紹介します。

幅広い業務に対応させたい

無料RPAツールは使用できる範囲が限られているため、対応できない業務が発生する可能性があります。幅広い業務をRPAツールに置き換えたい場合は、有料版を利用したほうがよいでしょう。また、コストをあまりかけずに小規模からスタートする場合でも、RPAツールを複数の業務にも適用する場合は、有料版をおすすめします。

サーバーと連動した業務を自動化したい

サーバー型RPAツールは初期設定が必要になり、導入や運用にコストがかかります。そのため、無料のRPAツールはサーバーとの連動が難しいケースが多いです。サーバーと連動した業務をRPAツールに任せたい場合は、有料版を選択しましょう。サーバーと連動して大規模な業務を移行できれば、費用対効果は大きいといえます。

手厚いサポートが欲しい

有料RPAツールは、機能だけでなくサポート体制も整っています。それに対して、無料RPAツールの場合は、コスト削減のためにサポートスタッフがいないケースもあります。トラブル時の対応や運用をサポートできる人材が自社にいない場合は、有料RPAツールを導入しましょう。

ある程度、コストをかけて導入できる

RPAツールの導入・運用コストを確保でき、大規模な業務を自動化する場合は、無料版よりも、多機能な有料版を利用するとよいでしょう。加えて、大規模な業務であるほど、運用・保守メンバーも確保すると安心です。導入から運用までをイメージしたうえで、導入するRPAツールを選びましょう。

導入にかけられる予算、利用する範囲を検討する

最初にRPAツールの導入や運用に、どの程度のコストをかけられるのか検討しましょう。加えて、RPAツールに移行したい業務範囲も整理し、無料RPAツールで対応できるかを検討してください。導入予定の無料RPAツールで対応が難しい場合は、ほかのRPAツールや有料RPAツールと比較し、対応できるものを探しましょう。

有料のRPAツールの無料トライアルを利用してみる

有料RPAツールには、無料で利用できるトライアルが用意されている場合もあります。トライアル版なら機能に制限なく使用ができ、サポートも万全です。トライアルを利用している間に、営業担当者へ導入に関する質問をしたり、操作方法を尋ねたりすることで、しっかり検討することができるでしょう。ただし、トライアル期間は限られるため注意が必要です。

プロに相談する

RPAツールの導入を決めたら、RPAを取り扱う会社に問い合わせて、プロに相談するのもよいでしょう。RPAツールが自社の業務に対応できるのか、人材を採用したほうがよいのかなども相談でき、より自社にあった、業務効率化の方法を選択することができます。RPAツールと人材採用を同時に考えられる、マンパワーグループにお任せください。

まとめ

RPAツールは、定型化された業務をロボットに置き換えて業務の効率化を図れるツールです。無料で利用できるものもあるため、業務効率化や人手不足解消のために、気軽に利用してみるとよいでしょう。ただし、本格導入前にお試し利用を希望される場合は、有料RPAツールのトライアル利用をおすすめします。

自社にあったRPAツールを知りたいという場合は、マンパワーグループへご相談ください。働き方改革、生産性向上を図る必須ツール「RPA」の導入を丁寧にサポートしています。

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